Extra bolagsstämma för utdelning: papperen du behöver

Du har tittat på företagskontot, sett att det finns pengar över och vill ta ut en utdelning till före årsskiftet. Själva beslutet tar fem minuter. Det som tar tid är att få ihop rätt handlingar och hålla fristerna, och det är där många efterutdelningar blir slarviga.

Taket bestämdes redan på årsstämman

Du kan bara dela ut det fria egna kapital som fanns i den senast fastställda balansräkningen, minus det du redan har beslutat att dela ut sedan dess. Vinsten du har gjort under 2026 räknas inte, även om den syns tydligt i bokföringen. Det framgår av Bolagsverkets sida om vinstutdelning på extra bolagsstämma och av beloppsspärren i 17 kap. 3 § aktiebolagslagen.

Ovanpå det kommer försiktighetsregeln i samma paragraf. Utdelningen måste vara försvarlig med hänsyn till bolagets behov av eget kapital, likviditet och ställning i övrigt. Att siffran finns i balansräkningen räcker alltså inte. Pengarna ska kunna lämna bolaget utan att det får problem med att betala sina räkningar.

Ett räkneexempel

Säg att ditt bolag har kalenderår som räkenskapsår och 25 000 aktier. I årsredovisningen för 2025, som fastställdes på årsstämman i maj, fanns 380 000 kronor i balanserad vinst och 220 000 kronor i årets resultat. Fritt eget kapital var alltså 600 000 kronor, och årsstämman beslutade om 150 000 kronor i utdelning.

Kvar att dela ut är 450 000 kronor. Att bolaget har gått med 300 000 kronor i vinst hittills i år ändrar inte det taket. Har du dessutom 280 000 kronor på kontot och en momsbetalning på väg, är 450 000 kronor inte försvarligt. Ett rimligt beslut kan vara 200 000 kronor, alltså 8 kronor per aktie. Då finns 250 000 kronor kvar att dela ut fram till nästa årsstämma.

Handlingarna som ska ligga framme

Eftersom årsredovisningen inte behandlas på en extra stämma kräver 18 kap. 4 till 6 §§ aktiebolagslagen mer än vid årsstämman. Styrelsen tar fram ett förslag till beslut med belopp per aktie, betalningsdag och hur mycket av det disponibla beloppet som finns kvar efter det senaste beslutet om värdeöverföring. Till förslaget fogar du:

• styrelsens motiverade yttrande om att utdelningen är försvarlig
• en kopia av den senast fastställda årsredovisningen
• revisionsberättelsen för samma år, om bolaget har revisor
• styrelsens undertecknade redogörelse för händelser av väsentlig betydelse sedan årsredovisningen lämnades, med beslutade värdeöverföringar och ändringar i bundet eget kapital efter balansdagen
• revisorns yttrande över redogörelsen, om bolaget har revisor

Har du ingen revisor, vilket är vanligt i små bolag, faller revisorns delar bort. Redogörelsen behöver du ändå. Skriv den konkret: ett större kundavtal, ett nytt lån, en kundförlust, eller att inget väsentligt har hänt.

Fristerna: två veckor är minimum

Kallelse till extra bolagsstämma ska gå ut tidigast sex och senast två veckor före stämman, enligt 7 kap. 20 § aktiebolagslagen, och på det sätt som bolagsordningen anger. Kallelsen ska innehålla tid och plats, förslag till dagordning och huvudsakligt innehåll i varje förslag, skriver Bolagsverket om kallelse. Förslaget och bilagorna ska dessutom hållas tillgängliga för aktieägarna i minst två veckor före stämman enligt 18 kap. 7 §.

Skickar du kallelsen måndag 2 november kan stämman hållas tidigast måndag 16 november. Det ger gott om tid att betala ut före jul.

Äger du alla aktier själv, eller är ni några få som är överens, brukar man hålla stämman direkt och skriva i protokollet att samtliga aktieägare är närvarande och godkänner att stämman hålls trots att kallelse inte skett i behörig ordning. Det är vedertagen praxis eftersom fristerna finns för att skydda aktieägarna, men lagen säger det inte uttryckligen. Samma sak gäller beslut per capsulam, alltså utan möte. Bolagsverket skriver att aktiebolagslagen saknar uttryckliga regler för det och att protokollet ska skrivas under av alla aktieägare. Handlingarna enligt 18 kap. ska du ha upprättade oavsett.

Efter stämman: protokoll, anmälan och kontrolluppgift

Ordföranden ser till att det förs protokoll, och det ska finnas tillgängligt för aktieägarna senast två veckor efter stämman enligt 7 kap. 48 och 49 §§. Spara det tillsammans med förslaget och bilagorna.

Sedan kommer steget som många missar. Ett utdelningsbeslut från en annan stämma än årsstämman ska genast anmälas för registrering enligt 18 kap. 10 §. Enligt Bolagsverket gör du anmälan via verksamt.se, och den kostar ingenting.

I bokföringen flyttar du beloppet från balanserad vinst till en skuld till aktieägarna på stämmodagen och nollar skulden när pengarna går ut. Senast 31 januari 2027 lämnar bolaget kontrolluppgift KU31 för utdelningen. Kryssa i rutan för fåmansföretag, annars riskerar utdelningen att räknas två gånger i deklarationen. Bolaget drar ingen preliminärskatt på utdelningen, eftersom ett vanligt litet aktiebolag inte är ett avstämningsbolag.

Öppna bolagsordningen innan du skriver kallelsen och läs vad den säger om hur kallelse ska ske. Kräver den ett sätt du inte räknat med, är det den som avgör när stämman tidigast kan hållas.