Får jag slänga papperskvittot? Så gäller reglerna nu

Du har en skokartong med kvitton från 2023 i garderoben och en app i telefonen som fotograferar allt nytt. Frågan är om kartongen kan åka ut. Svaret är i de flesta fall ja, men bara om bilderna faktiskt håller.

Treårsregeln försvann i juli 2024

Fram till sommaren 2024 fick du inte kasta originalet förrän under fjärde året efter räkenskapsårets slut, även om du hade skannat det. Den regeln togs bort den 1 juli 2024 genom proposition 2023/24:78. Nu får ett papperskvitto eller en pappersfaktura förstöras direkt när informationen har förts över till en annan handling, till exempel en inskannad fil eller ett foto, enligt 7 kap. 6 § bokföringslagen.

Övergångsreglerna gör att det gäller även gammalt material. Har du redan skannat kvittona i kartongen på ett ordentligt sätt behöver du inte spara papperet, enligt propositionen. Har du inte skannat dem är ordningen enkel. Skanna först, släng sedan.

Ett enda villkor, men det är tungt

Överföringen får inte innebära risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Det bedöms utifrån tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter, som Bokföringsnämnden förklarar. I praktiken ska du kunna visa att bilden är komplett och läsbar, och att den inte kan gå förlorad.

Gör så här innan papperet åker i återvinningen:

• Kontrollera att hela kvittot syns, med datum, säljarens namn, belopp och moms.
• Titta på bilden i full storlek, inte bara miniatyren. Termopapper med blek text är den vanligaste fällan.
• Koppla filen till rätt verifikation i bokföringen samma vecka.
• Se till att filerna säkerhetskopieras någon annanstans än i samma telefon.

Det sista är det som oftast fallerar. En mobil som tappas i sjön med två års kvitton är precis den sortens risk lagen pratar om. Är du osäker på om en bild räcker, behåll papperet. Det kostar en pärm.

Sju år, räknat från rätt håll

Att kasta papperet betyder inte att du får kasta informationen. Räkenskapsinformationen ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt 7 kap. 2 § bokföringslagen. Skatteverket beskriver samma krav som att arkivera under minst sju år.

Ett exempel. Har ditt bolag kalenderår som räkenskapsår slutar räkenskapsåret 2026 den 31 december 2026. Då ska underlagen sparas till och med den 31 december 2033. Har du i stället brutet räkenskapsår från 1 juli 2025 till 30 juni 2026 avslutas det också under 2026, så sista dagen blir densamma. Det ger sju år och sex månader räknat från räkenskapsårets slut, vilket BFN också påpekar.

Många räknar fel med ett år här. Kvittona från 2026 får alltså inte raderas under 2033, utan tidigast 2034.

Pdf-fakturan sparar du som pdf

Den nya regeln handlar mest om papper. Fakturor som kommer som pdf i mejlen eller som e-faktura är elektronisk räkenskapsinformation. Huvudregeln är att den bevaras i det format och med det innehåll den hade när den kom till företaget, enligt propositionen. Skriv alltså inte ut pdf:en och radera mejlet, spara filen.

Det gör också livet enklare. En faktura som kom som pdf behöver aldrig skannas, och du slipper fundera på om kopian är tillräckligt bra.

Molntjänst utomlands kräver ett meddelande

Som huvudregel ska räkenskapsinformationen förvaras i Sverige. Elektroniskt material får ligga i ett annat land, typiskt en molntjänst med servrar i EU. Då ska du meddela Skatteverket var lagringsplatsen finns, kunna skriva ut informationen i Sverige direkt och kunna ge Skatteverket omedelbar elektronisk åtkomst om de begär det. Det framgår av 7 kap. 3 a § bokföringslagen och BFN:s frågor och svar om arkivering. För lagring utanför EU gäller ytterligare krav.

Många småföretagare har aldrig skickat något sådant meddelande, trots att kvittoappen lagrar allt på servrar i Irland eller Tyskland. Ta reda på var din tjänst lagrar datan. Hur meddelandet lämnas i praktiken bör du kontrollera direkt med Skatteverket, eftersom det inte finns någon självklar blankett att hänvisa till.

Innan du tömmer kartongen

Ta tio slumpvisa kvitton ur kartongen, leta upp motsvarande bild i bokföringen och se att den går att läsa i full storlek. Hittar du alla tio och de är skarpa kan du slänga. Saknas ett enda eller är något oläsligt, skanna om hela lådan först.