Halva aktiekapitalet förbrukat: det här måste du göra

Du har bokfört klart september, tittar på balansrapporten och ser att raden för eget kapital har krympt till några tusenlappar. Året har gått sämre än väntat, eller så har du just startat och haft mer kostnader än intäkter. Det är här en regel i aktiebolagslagen slår till, och den bryr sig inte om att du är ensam ägare och har koll på läget.

Gränsen ligger lägre än du tror

Så fort det finns skäl att anta att bolagets eget kapital är mindre än hälften av det registrerade aktiekapitalet ska styrelsen genast upprätta en kontrollbalansräkning. Styrelsen är du. Samma skyldighet gäller om Kronofogden vid en utmätning har konstaterat att bolaget saknar tillgångar som täcker skulden.

Med det lägsta tillåtna aktiekapitalet, 25 000 kronor för ett privat aktiebolag, går gränsen vid 12 500 kronor. I ett nystartat bolag utan sparade vinster räcker alltså en förlust på 12 501 kronor. Det är en dator och ett par månaders programlicenser.

Ta ett exempel. Aktiekapitalet är 25 000 kronor, du har 30 000 kronor i balanserad vinst från tidigare år och resultatet januari till september är minus 45 000 kronor. Eget kapital är då 25 000 + 30 000 − 45 000 = 10 000 kronor. Det är under 12 500, och skyldigheten har inträtt.

Så upprättar du kontrollbalansräkningen

Det är en balansräkning per ett aktuellt datum, gjord med bolagets vanliga redovisningsprinciper. Skillnaden är att du får göra vissa justeringar till bolagets fördel. Enligt Bokföringsnämndens frågor och svar får tillgångar tas upp till nettoförsäljningsvärdet, och obeskattade reserver delas upp i eget kapital och uppskjuten skatt.

I praktiken betyder det att en periodiseringsfond till största delen räknas som eget kapital här, och att en avskriven maskin som går att sälja för 20 000 kronor får tas upp till det. Varje justering ska redovisas särskilt, och du ska skriva under dokumentet. Har bolaget en revisor ska revisorn granska det.

Ordet “genast” har ingen fast frist i lagen. I civilutskottets genomgång av reglerna beskrivs praxis som ungefär en månad för ett enmansbolag och upp till två månader för större bolag. Räkna inte med mer än så, och räkna från den dag du borde ha förstått läget, inte från den dag du råkade öppna rapporten.

Visar kontrollbalansräkningen efter justeringar att eget kapital ändå är över hälften av aktiekapitalet är du klar. Spara den daterad och underskriven tillsammans med räkenskaperna. Den är ditt bevis på att du agerade.

Om bristen står kvar: två stämmor och åtta månader

Visar den att kapitalet verkligen är under hälften ska du snarast kalla till en bolagsstämma, den första kontrollstämman. Stämman ska ta ställning till om bolaget ska gå i likvidation. Som ensam ägare håller du stämman själv och skriver ett protokoll, men den måste hållas och dokumenteras.

Beslutar stämman att fortsätta börjar en tidsfrist löpa. Inom åtta månader ska en andra kontrollstämma hållas, med en ny kontrollbalansräkning. Här finns fällan som många missar. För att komma ur processen räcker det inte att ta sig över halva aktiekapitalet igen. Den nya kontrollbalansräkningen ska visa att eget kapital uppgår till hela det registrerade aktiekapitalet.

I exemplet behöver eget kapital alltså upp från 10 000 till 25 000 kronor. Det kräver 15 000 kronor i vinst under fristen, eller i tillskott. Gör den det inte, och stämman inte beslutar om likvidation, ska styrelsen ansöka om likvidation hos tingsrätten. Fristerna står i 25 kap. 13 till 20 §§ aktiebolagslagen.

Det snabbaste sättet att läka bristen

Bolagsverket nämner aktieägartillskott, nyemission och minskning av aktiekapitalet som vägar ut. För ett enmansbolag är aktieägartillskott nästan alltid enklast. Du sätter in pengar från ditt privata konto, bokför dem som eget kapital och skriver ett kort daterat beslut om att det är ett tillskott.

Att låna ut pengar till bolaget hjälper däremot inte. Ett lån är en skuld och lämnar eget kapital orört. Har du redan en fordran på bolaget kan du omvandla den till ett tillskott, men gör det skriftligt och kontrollera skattekonsekvenserna först om beloppet är stort.

Därför ska du inte vänta

Struntar du i stegen blir du som styrelseledamot personligt och solidariskt ansvarig för de förpliktelser som uppkommer för bolaget så länge underlåtenheten består. Det gäller leverantörsfakturor, hyra och skatter som uppstår under den tiden. Hela poängen med ett aktiebolag försvinner då, utan att du har märkt något.

Ta fram balansrapporten per den 30 september i dag och jämför raden för eget kapital med halva aktiekapitalet. Ligger du nära gränsen, gör kontrollbalansräkningen den här veckan och datera den. Och ett förbehåll som är på riktigt: har bolaget redan obetalda skulder som det inte kan betala i tid är det inte längre bara en fråga om kapitalbrist, och då ska du prata med en jurist eller redovisningskonsult innan du sätter in egna pengar.