Köpa tjänster från utlandet: omvänd moms och rutorna

Fakturan från Google, Adobe eller ditt amerikanska hostingbolag har ingen svensk moms. Det är inget fel. Det betyder att du ska räkna ut momsen själv och redovisa den i din egen momsdeklaration. För de flesta bolag kostar det ingenting i slutändan, men rutorna måste bli rätt.

Tjänsten anses köpt i Sverige

När ett företag köper en tjänst från ett annat företag gäller huvudregeln att tjänsten beskattas där köparen är etablerad. För ditt AB betyder det Sverige. Säljaren fakturerar utan moms, och du blir den som ska redovisa svensk moms på köpet. Det kallas omvänd betalningsskyldighet, och Skatteverket beskriver det på sin sida om att köpa tjänster från andra EU-länder.

För att en säljare inom EU ska fakturera utan moms behöver den ditt VAT-nummer. Det är SE, ditt organisationsnummer utan bindestreck och 01 på slutet. Ett bolag med organisationsnummer 559999-9999 har alltså SE559999999901. Lägg in det i kontoinställningarna hos varje utländsk leverantör innan första fakturan kommer.

Ruta 21 för EU, ruta 22 för resten av världen

Det är här de flesta gör fel. Köper du från ett företag i ett annat EU-land fyller du i beloppet exklusive moms i ruta 21. Köper du från ett land utanför EU, till exempel USA, Storbritannien eller Norge, går beloppet i ruta 22. Fastighetstjänster, till exempel bygg och lokalstädning, har en egen ruta, 24.

Sedan räknar du fram den utgående momsen och lägger den i ruta 30, 31 eller 32 beroende på momssats. För nästan alla tjänster du köper, programvara, annonser, konsulter och design, är det 25 procent och ruta 30. Om inköpet används i momspliktig verksamhet drar du av samma belopp som ingående moms i ruta 48, enligt Skatteverkets anvisningar för momsdeklarationen.

Ett kvartal med två utländska fakturor

Säg att ditt bolag under tredje kvartalet köpt annonser från ett irländskt bolag för 1 000 euro och serverhyra från ett amerikanskt bolag för 200 dollar. Anta att kurserna du räknar om med är 11,00 kronor per euro och 10,00 kronor per dollar. Det är påhittade kurser för exemplets skull.

• Ruta 21: 11 000 kr (annonserna från Irland)
• Ruta 22: 2 000 kr (servern från USA)
• Ruta 30: 3 250 kr (25 procent av 13 000 kr)
• Ruta 48: 3 250 kr, plus din övriga ingående moms

Nettot blir noll. Du betalar inte mer moms, men Skatteverket ser att du har köpt tjänster utifrån. I bokföringen använder de flesta kontoplaner enligt BAS konto 2614 för den beräknade utgående momsen och 2645 för den beräknade ingående. Kontrollera vilka konton din kontoplan har.

Vilken växelkurs du ska använda

Beloppet ska räknas om till svenska kronor, men Skatteverkets sidor om tjänsteköp säger inte exakt vilken dags kurs som gäller. Skatteverket hänvisar till sin sida om omräkning av valuta, där Riksbankens och Europeiska centralbankens kurser är utgångspunkten. Mitt råd är att ta kursen för fakturadagen eller dagen tjänsten utfördes och sedan alltid göra likadant. Använd inte kortbolagets kurs för momsunderlaget bara för att den syns på kontoutdraget.

Några tjänster följer inte huvudregeln

Restaurangbesök, hotell och persontransporter, inträde till mässor och konserter och korttidshyra av bil beskattas där de sker. Middagen på en konferens i Berlin har alltså tysk moms, och den hör inte hemma i ruta 21 över huvud taget. Den tyska momsen kan du inte dra av i din svenska deklaration.

Samma sak gäller om en EU-säljare har tagit ut sin egen moms för att du inte lämnat VAT-nummer. Be då om en kreditfaktura och en ny faktura utan moms. Går det inte, finns Skatteverkets e-tjänst för återbetalning av moms inom EU, med sista ansökningsdag 30 september året efter. Om det andra landet betalar tillbaka moms som säljaren inte borde ha tagit ut är osäkert, så räkna inte med det.

Om ditt bolag har momsfri verksamhet

Här blir det en riktig kostnad. Ett bolag som köper tjänster från utlandet ska vara momsregistrerat även om verksamheten är momsfri, till exempel vård eller viss utbildning. Du redovisar då utgående moms i ruta 30 men får inte dra av den i ruta 48. En utländsk konsultfaktura på 10 000 kr blir alltså 2 500 kr dyrare än den ser ut.

Kvartalsredovisar du ska momsdeklarationen för juli till september vara inne senast 12 november, enligt Skatteverkets deklarationsdatum. Gå igenom kortutdraget för kvartalet redan nu och plocka ut varje utländsk prenumeration. Det är oftast de små månadsdragningarna på 15 eller 20 dollar som ingen tänker på, och som hamnar utan moms i ruta 48 eller inte alls.