Kunden betalar inte: moms, kundförlust och bokföring

Fakturan förföll i augusti, du har mejlat två gånger och kunden har slutat svara. Nu ska momsdeklarationen för tredje kvartalet in i november, och du undrar om du verkligen måste betala in moms på pengar du aldrig fått. Kort svar: ja, än så länge.

Momsen har en strängare regel än resultatet

Moms och inkomstskatt ser olika på en obetald faktura, och det är där många gör fel. För momsen får du bara sätta ned utgående moms när kundförlusten är konstaterad, och varje faktura bedöms för sig, enligt Skatteverkets sida om kundförluster. Att kunden är sen, inte svarar eller har andra skulder hos Kronofogden räcker inte.

Skatteverket har granskat momsdeklarationer och skrev 2024 att många företag sätter ned momsen för förluster som inte är konstaterade. Det kan ge skattetillägg. En påminnelse eller ett samtal till kunden räknas inte som att du har gjort det som krävs för att få betalt.

I inkomstdeklarationen är reglerna mildare. Där får du dra av en förlust som inte är konstaterad, om du kan visa att kunden sannolikt inte kommer att betala. Det som talar för det är att fakturan är gammal jämfört med normal kredittid, att flera krav har gått obesvarade eller att inkasso har misslyckats, enligt Skatteverkets avdragslexikon.

Konstaterad betyder att någon annan har bekräftat det

Skatteverkets exempel är att kunden har gått i konkurs och du som oprioriterad borgenär inte kan räkna med något ur konkursboet, att Kronofogdens utredning visar att kunden saknar tillgångar, eller att kunden har flyttat utomlands utan tillgångar i Sverige. Gemensamt är att det finns ett papper från någon annan än du som visar att pengarna inte kommer.

För små fakturor finns en förenkling. Du får räkna förlusten som konstaterad, utan att visa att kunden saknar betalningsförmåga, om allt detta stämmer enligt Skatteverket:

• fakturan är på mindre än 1 000 kronor
• minst åtta månader har gått sedan kunden skulle ha betalat
• du har skickat en betalningspåminnelse
• du har skickat ett inkassokrav.

Om kunden i stället bestrider fakturan, till exempel för att de tycker att jobbet var dåligt gjort, är det en tvistig fordran och ingen kundförlust. Kommer ni överens om ett lägre pris skickar du en kreditfaktura, och det är den som sänker momsen.

Driv in pengarna, det blir också ditt underlag

Jaga fordran ordentligt, både för att få betalt och för att du behöver bevisen sen. Mellan företag har du rätt till dröjsmålsränta med referensräntan plus åtta procentenheter om ni inte har avtalat något annat, enligt 6 § räntelagen. Du har också rätt till en förseningsersättning på 450 kronor enligt 4 a § lagen om ersättning för inkassokostnader, utan att först ha skickat några påminnelser. Den täcker dina påminnelse- och inkassokostnader upp till det beloppet, så du tar inte ut båda.

Efter en eller två påminnelser är nästa steg ett inkassokrav eller en ansökan om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Om kunden inte betalar och Kronofogden inte hittar något att mäta ut får du just den utredning som Skatteverket nämner som bevis. Kontrollera Kronofogdens aktuella ansökningsavgift innan du skickar in.

Ett räkneexempel från faktura till konstaterad förlust

Säg att du fakturerade 50 000 kronor plus 25 procent moms, alltså 62 500 kronor, i juni. Vid bokslutet 31 december har kunden fortfarande inte betalat och har inte svarat på inkassokravet. Förlusten är trolig men inte konstaterad.

Vid bokslutet flyttar du fordran till osäkra kundfordringar och skriver ned beloppet utan moms. Med BAS-kontoplanen blir det debet 1515 Osäkra kundfordringar 62 500, kredit 1510 Kundfordringar 62 500. Sedan debet 6352 Befarade kundförluster 50 000, kredit 1519 Nedskrivning av kundfordringar 50 000. Momsen på 12 500 kronor rör du inte.

Bolagets resultat minskar med 50 000 kronor, och nedskrivningen får dras av i inkomstdeklarationen så länge du kan visa varför fordran är osäker. Spara mejlen, påminnelserna och inkassokravet tillsammans med verifikationen.

I mars 2027 kommer Kronofogdens utredning: kunden saknar tillgångar. Nu är förlusten konstaterad. Du bokför debet 2611 Utgående moms 12 500, debet 1519 50 000, kredit 1515 62 500. I momsdeklarationen för den perioden minskar du försäljningen i ruta 05 med 50 000 och den utgående momsen i ruta 10 med 12 500, enligt Skatteverkets instruktion. Avdraget görs i den period förlusten blev konstaterad, inte i perioden då du fakturerade.

Betalar kunden ändå senare, helt eller genom utdelning i en konkurs, redovisar du momsen igen i den period pengarna kommer in.

Gör det här innan novemberdeklarationen

Gå igenom kundreskontran och plocka ut allt som förfallit för mer än en månad sedan. Skicka inkassokrav eller ansök om betalningsföreläggande på de fakturor du inte tror kommer att betalas, så har du underlaget klart när det är dags för bokslut. Sätt inte ned momsen på någon av dem förrän du har ett papper som visar att pengarna inte kommer.